PAdag of Secretaressedag?

Secretaresse ook anno 2012 zeker onmisbaar!
Geplaatst op Apr 19, 2012 | Geplaatst in  Nieuws | Door Esther | Geen reacties


Inhoud functie veranderd.

De jaren vliegen voorbij. Tijden veranderen en bijna alles is anders dan bijvoorbeeld 5, 10, 15, of 20 jaar geleden. Ook de inhoud van de functie van secretaresse is heftig veranderd. De secretaresse heeft vandaag de dag een meer pro-actieve functie. Zij is ondernemend, inspirerend en voortvarend met haar vak bezig.

Althans de secretaresse die daar de kans en ruimte voor krijgt van haar leidinggevende. De huidige secretaresse anno 2012 is dynamisch. Kunnen de managers/leidinggevenden dan zonder een secretaresse. In eerste instantie meld ik als ervaringsdeskundige, en meer dan 25 jaar de functies secretaresse/jurdisch secretaresse en directie secretaresse te hebben uitgevoerd. Wellicht ter overvloede maar spreek zeker uit ervaring. In mijn functie ben ik begonnen als telefoniste/receptioniste. Wij werkten toen in 1985 met een oude telefooncentrale met die grote zwarte ronde knoppen. Met veel geweld en kracht moest ik de binnenkomende telefoongesprekken doorverbinden met de juiste persoon. Om maar niet te spreken van de eerste computers. Een groot vierkant kastje merk IBM, met groene letters en een zwarte achtergrond. De collega’s die de bediening van de computer al eigen hadden gemaakt, werkten hiermee. Als receptioniste/secretaresse mocht ik werken op een typmachine, weliswaar een ouderwetse. Ooit heb ik typeles gehad op zo een ouderwetse machine die de letters en cijfers letterlijk op het papier moesten slaan. Later kwam er een eerste moderne machine binnen met een geheugen. Heerlijk, alle etiketten die ik moest maken kon ik in 1 keer opslaan en de typmachine laten printen. Wel een herrie, daarentegen zeker een verademing. Ook zullen veel senior secretaresses nog met een telex gewerkt hebben. Uit ervaring kan ik zeggen dat dit een grote typmachine was met een dubbelzijdige rol papier er in. Mijn wekelijkse werktaak was de bestelleing voor een bepaald tijdstip 16.00 uur van papierrollen doorseinen naar de leveranciers in heel Europa. Dit betekende dat iedere aanslag natuurlijk zonder fouten moest gebeuren. Want wat heb je aan een rol paars papier, terwijl je een witte rol verwacht te ontvangen. Enfin dit waren nog eens tijden.

Secretaresse onmisbaar
Dit is een uitspraak waar nogal veel discussie over kan komen. Prima en zal u dit dan ook vertellen en specifiek uitleggen. Als adviseur wil ik u het volgende meegeven. De manager is goed in zijn ding. De secretaresse goed in haar ding. Laatst maakte ik een afspraak, de manager heeft geen secretaresse en wat was het resultaat. De meneer had de afspraak niet goed in zijn agenda genoteerd. Managers hebben veel aan hun hoofd. Er wordt heel veel van hen verwacht. Cijfers halen, medewerkers op de rails krijgen en zetten, zelf nog ontwikkelen, een studie volgen, uitbreiding van het klantenbestand en ordening van de outlook inbox. Ik kan zo nog wel even een tijdje doorgaan. Samengevat: Als de manager ook nog extra taken als, telefoon aannemen, het maken en bevestigen van afspraken, zijn vlucht moet gaan regelen, interne miscommunicatie op moet gaan lossen etc. , dan is de manager met taken en tijd bezig die vallen onder de functie van Persoonlijk Asssistent (PA). Als de manager blijft kiezen en achter de functieinhoud van de secretaresse blijft staan, zal je zien dat er meer ruimte en inspiratie komt voor de manager en dus voor andere veel belangrijker zaken. Investeren in uw secretaresse, dus daadwerkelijk kiezen voor een Persoonlijk Assistent (PA) is wat mij betreft een blijvend advies.

Acceptatie in groei en houding
Indien de manager groen licht krijgt om ook samen met zijn/haar Personal Assistent de taken goed in te delen en dat de PA ook inspiratie en initiatief mag tonen met betrekking tot de inhoud, gaat u  zien en voelen dat het meer rust gaat geven op de werkvloer. Hoe fijn is het als de manager altijd kan terugvallen op zijn/haar PA. “Weet jij nog hoe het zat? Wanneer is die man ook al weer bij ons op kantoor geweest? Welke collega had hij mee? Er zijn genoeg voorbeelden te noemen uit de praktijk. Managers die zeggen: “Ik heb geen PA nodig”. Ik kijk nu uit het raam en ik krijg de volgende ingeving: “Ach, wat is een goede manager zonder een goede secretaresse? Geen secretaresse / PA nodig? Prima. zorg dan in ieder geval dat u  goed communiceert, professioneel en zakelijk telefoneert en anno nu 2012 correspondeert met een foutloos goed typtempo.

Aanvulling en meerwaarde
Onze organiatie is ook specialist en adviseur in het begeleiden en opleiden van secretaresses en managers. Heeft u vragen met betrekking tot een maatwerk training en of coaching van uw secretaresse / PA? Of wil tu zelf als manager uw competenties beter leren hanteren en uiteindelijk u als persoon professioneel profileren? Bel dan met onze trainer en adviseur Esther van Bronkhorst 072 5280884. Zij staat u graag te woord.

Auteur en teksten: Esther van Bronkhorst
Naar aanleiding en inspiratie van Secretaressedag op 19 april 2012

 

Geen reacties

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *